Satış Takip Otomasyonu: Lead Kaybını Durdurun

Araştırmalara göre satışların %80'i 5. temastan sonra kapanıyor. Ama satıcıların %44'ü ilk temasta vazgeçiyor.

Neden? Takip yapmak zor. Unutuluyor. Zaman yok.

Çözüm: Otomatik satış takip sistemi.

Satış Takibinin Gerçekleri

İstatistikler

Türkiye'de Durum

Türk KOBİ'lerde:

• Lead takip sistemi kullanan: %20
• Manuel takip yapan: %50
• Takip yapmayan: %30

Lead başına maliyet ortalama 90 TL iken, takipsiz kaybetmek büyük israf.

Pipeline Bazlı Takip Sistemi

Pipeline Aşamaları

Yeni Lead → İlk Temas → Görüşme → Teklif → Takip → Kazanıldı/Kaybedildi

Her Aşama için Otomasyon

Yeni Lead (0 saat):

Trigger: Contact enters "Yeni Lead" stage
         ↓
SMS: "Merhaba {{first_name}}, mesajınızı aldık.
Kısa sürede size ulaşacağız. - [Şirket]"
         ↓
Task: Sales team "5 dakika içinde ara"
         ↓
Wait 30 dakika
         ↓
If no call made:
    → Slack alert to manager

İlk Temas Yapıldı:

Trigger: Moved to "İlk Temas"
         ↓
Wait 24 saat
         ↓
Email: Meeting özeti + Next steps
         ↓
Task: "48 saat içinde takip ara"

Teklif Gönderildi:

Trigger: Moved to "Teklif Gönderildi"
         ↓
Wait 2 gün
         ↓
Email: "Teklifimizi incelediniz mi?"
         ↓
Wait 3 gün
         ↓
SMS: "Teklif hakkında sorularınız mı var?"
         ↓
Wait 2 gün
         ↓
Task: "Takip araması yap"

Çoklu Kanal Takip Sekansı

7 Günlük Takip Planı

Workflow Yapısı

Trigger: Pipeline stage = "Aktif Takip"
         ↓
Day 0: Call Task + SMS (if no answer)
         ↓
Day 1: Email - Meeting recap
         ↓
Day 3: Email - Value content
         ↓
Day 5: Call Task
         ↓
If call made AND connected:
    → Update pipeline stage
    → End workflow
         ↓
If call made AND not connected:
    → WhatsApp message
         ↓
Day 7: Email - Final offer
         ↓
If no response:
    → Move to "Cold" stage
    → Add to long-term nurturing

Takip Mesaj Şablonları

İlk Temas Sonrası Email

Konu: Görüşmemizin özeti - {{company_name}}

Merhaba {{first_name}},

Bugün yaptığımız görüşme için teşekkürler!

Konuştuklarımızın özeti:
- [Müşterinin sorunu/ihtiyacı]
- [Önerdiğimiz çözüm]
- [Sonraki adımlar]

Ekte size söz verdiğim [kaynak/doküman].

Sorularınız mı var?
Bu e-postaya yanıt verebilir veya
beni arayabilirsiniz: [telefon]

Sonraki görüşmemiz: [tarih/saat]

[İmza]

Takip Araması Sonrası

Konu: Devam mı ediyoruz?

Merhaba {{first_name}},

Dün aramıştım ama ulaşamadım.

[Proje/Çözüm] hakkında konuşmayı
sürdürmek ister misiniz?

Müsait olduğunuz bir zaman varsa:
[Takvim linki]

Veya bana uygun bir zaman söyleyin,
ben sizi arayım.

[İmza]

Son Şans Email

Konu: {{first_name}}, vazgeçtiniz mi?

Merhaba {{first_name}},

Son birkaç hafta içinde ulaşmaya çalıştım
ama sizden haber alamadım.

Şu ihtimallerden hangisi geçerli?

1. Hâlâ ilgileniyorum, sadece zamanım olmadı
2. Şu an için önceliğim değil, sonra görüşelim
3. Artık ilgilenmiyorum

Sadece bir rakamla yanıt verseniz bile
çok yardımcı olur.

[İmza]

PS: 1 derseniz, yarın sizi ararım.

WhatsApp Takip

Merhaba {{first_name}},

[Şirket]'ten arıyordum ama ulaşamadım.

[Konu] hakkında birkaç dakika
konuşabilir miyiz?

Size uygun bir zaman söylerseniz
ben ararım.

Teşekkürler! 🙏

Task Yönetimi ve Hatırlatıcılar

Otomatik Task Oluşturma

Trigger: Pipeline stage changed
         ↓
Create Task:
    - Title: "Takip - {{contact_name}}"
    - Due: 2 gün sonra
    - Assigned to: Contact owner
    - Priority: Based on deal value

Task Tamamlanmadığında

Trigger: Task overdue
         ↓
Wait 2 saat
         ↓
If Task still not completed:
         ↓
Slack/Email to assigned user:
"⚠️ Gecikmiş görev: {{task_title}}
Müşteri: {{contact_name}}
Değer: {{opportunity_value}}"
         ↓
Wait 24 saat
         ↓
If still not completed:
    → Notify manager
    → Reassign to backup user

Akıllı Hatırlatıcılar

If Last Contact greaterthan 7 gün:
    → Task: "Takip gerekiyor"
         ↓
If Opportunity stuck greaterthan 14 gün:
    → Alert: "Durağan fırsat"
         ↓
If Close date passed:
    → Task: "Kapanış tarihini güncelle"

Kişiselleştirilmiş Takip

Müşteri Davranışına Göre

If Contact opened last email:
    → More likely to respond
    → Call immediately
         ↓
If Contact clicked pricing page:
    → Ready to discuss price
    → Prepare special offer
         ↓
If Contact viewed case study:
    → Wants proof
    → Share more testimonials

Sektöre Göre Mesajlar

If Industry = "E-ticaret":
    → Emphasize: ROI, conversion, automation
         ↓
If Industry = "Gayrimenkul":
    → Emphasize: Lead gen, follow-up, CRM
         ↓
If Industry = "Sağlık":
    → Emphasize: Appointment booking, reminders, KVKK

Kaybedilen Fırsatlar

"Kayıp" Analizi

Her kayıp için bilgi toplayın:

• Neden kaybettik?
• Rakip mi tercih edildi?
• Fiyat mı sorun oldu?
• Zamanlama mı uygun değildi?

Kayıp Sonrası Nurturing

Trigger: Moved to "Kaybedildi"
         ↓
If Reason = "Timing":
    → Add to 90-day check-in sequence
         ↓
If Reason = "Price":
    → Add to promotion notification list
         ↓
If Reason = "Competitor":
    → Add to win-back campaign (6 months)

Win-Back Kampanyası

6 ay sonra tekrar deneyin:

Email: "6 ay önce konuşmuştuk..."

Merhaba {{first_name}},

6 ay önce [çözüm] hakkında konuşmuştuk
ama zamanlama uygun değildi.

O zamandan beri çok şey değişti:
- [Yeni özellik 1]
- [Yeni özellik 2]
- [Başarı hikayesi]

Tekrar değerlendirmek ister misiniz?

[Ücretsiz demo al]

Raporlama

Takip Metrikleri

Satıcı Performansı

• Kimin takibi en iyi?
• Kim en hızlı dönüş yapıyor?
• Kimin en yüksek win rate'i var?

Kontrol Listesi

• Pipeline aşamalarını tanımladım
• Her aşama için otomasyon kurdum
• Çoklu kanal takip sekansı oluşturdum
• Takip e-posta şablonlarını yazdım
• Task oluşturma kurallarını belirledim
• Overdue task bildirimlerini kurdum
• Kayıp analizi sistemini hazırladım
• Win-back kampanyasını planladım
• Metrikleri takip ediyorum

GHL Destek

Automating Opportunities

GHL'in resmi dokümantasyonu.