WhatsApp ile Randevu Yönetimi: Takvim Entegrasyonu ve Hatırlatma Sistemi

Randevu no-show oranınız kaç? %20? %30? Her boş koltuk kayıp gelir demek.

SMS hatırlatmaları işe yarıyor ama WhatsApp'ın gücü farklı: Müşteri tek tıkla yanıt verebiliyor, onaylayabiliyor veya iptal edebiliyor.

WhatsApp Randevu Sisteminin Avantajları

WhatsApp'ta müşteri:

• Mesajı kesin görüyor
• Tek kelimeyle yanıt verebiliyor
• Soru sorabiliyior
• Randevuyu değiştirebiliyor

Sistem Mimarisi

Müşteri randevu aldı
         ↓
Anında: WhatsApp onay mesajı
         ↓
48 saat önce: İlk hatırlatma
         ↓
24 saat önce: İkinci hatırlatma
         ↓
3 saat önce: Son hatırlatma
         ↓
Randevu günü: Hoş geldin mesajı
         ↓
Randevu sonrası: Teşekkür + yorum talebi

Kurulum Adımları

1. Takvim Ayarları

Önce GHL takviminizi hazırlayın:

1. Calendars bölümüne gidin
2. Takvim oluşturun veya mevcut olanı düzenleyin
3. Notifications sekmesinde:
   • E-posta bildirimleri (opsiyonel)
   • SMS bildirimleri (opsiyonel)
4. WhatsApp için workflow kullanacağız

2. WhatsApp Şablonları Oluşturun

Her aşama için ayrı şablon gerekli:

Randevu Onay Şablonu:

Merhaba {{1}},

Randevunuz oluşturuldu:

📅 Tarih: {{2}}
🕐 Saat: {{3}}
📍 Konum: {{4}}

Onaylamak için EVET, iptal için İPTAL yazın.

[Şirket Adı]

48 Saat Hatırlatma:

Merhaba {{1}},

Yarın randevunuz var:

📅 {{2}} - {{3}}
📍 {{4}}

Görüşmek üzere!

Değişiklik için bu mesajı yanıtlayın.

3 Saat Hatırlatma:

Son hatırlatma:

Bugün saat {{1}}'da randevunuz var.

📍 {{2}}

Yolda bir sorun olursa bize haber verin.

Randevu Sonrası:

Merhaba {{1}},

Bugünkü randevunuz için teşekkürler!

Hizmetimizden memnun kaldıysanız, bizi Google'da değerlendirir misiniz?

{{2}}

İyi günler!

3. Workflow: Randevu Alındığında

Trigger: Appointment Booked
         ↓
Wait: 1 dakika
         ↓
WhatsApp Template: Randevu Onay
         ↓
Add Tag: "Randevu Onay Bekliyor"
         ↓
Update Custom Field: appointment_status = "pending"

4. Workflow: Onay/İptal İşleme

Trigger: Inbound WhatsApp Message
         ↓
Filter: Has Tag "Randevu Onay Bekliyor"
         ↓
Router:

Branch 1 - EVET:
    → If message contains "EVET" or "Evet" or "evet"
    → Remove Tag: "Randevu Onay Bekliyor"
    → Add Tag: "Randevu Onaylandı"
    → Update: appointment_status = "confirmed"
    → WhatsApp: "Randevunuz onaylandı. Görüşmek üzere!"

Branch 2 - İPTAL:
    → If message contains "İPTAL" or "iptal"
    → Delete Appointment
    → Remove Tag: "Randevu Onay Bekliyor"
    → Add Tag: "Randevu İptal Edildi"
    → WhatsApp: "Randevunuz iptal edildi. Yeni randevu: [link]"

Branch 3 - Diğer:
    → Internal Notification: "Manuel kontrol gerekli"
    → Assign to Team

5. Workflow: 48 Saat Hatırlatma

Trigger: Appointment Reminder (48 hours before)
         ↓
Filter: appointment_status = "confirmed"
         ↓
WhatsApp Template: 48 Saat Hatırlatma

6. Workflow: 3 Saat Hatırlatma

Trigger: Appointment Reminder (3 hours before)
         ↓
Filter: appointment_status = "confirmed"
         ↓
WhatsApp Template: 3 Saat Hatırlatma

7. Workflow: Randevu Sonrası

Trigger: Appointment Status Changed to "Completed"
         ↓
Wait: 2 saat
         ↓
WhatsApp Template: Teşekkür + Yorum Talebi

Gelişmiş Özellikler

Randevu Değiştirme

Müşteri "DEĞİŞTİR" yazdığında:

Inbound WhatsApp contains "DEĞİŞTİR"
         ↓
Filter: Has upcoming appointment
         ↓
WhatsApp: "Yeni randevu almak için: [booking link]"
         ↓
Wait: 24 saat
         ↓
If new appointment booked:
    → Delete old appointment
    → WhatsApp: "Yeni randevunuz: [details]"

Bekleme Listesi

Dolu saatler için bekleme listesi:

Form Submitted (Bekleme Listesi formu)
         ↓
Add Tag: "Bekleme Listesi"
         ↓
WhatsApp: "Bekleme listesine eklendi. Yer açılınca haber vereceğiz."

---

Trigger: Appointment Cancelled
         ↓
Filter: Waiting list contacts exist
         ↓
WhatsApp to first in list: "Yer açıldı! Randevu: [link]"

Grup Randevuları

Workshop veya grup seansları için:

Trigger: Event Registration
         ↓
WhatsApp: Grup etkinlik onayı
         ↓
24 saat önce: Grup hatırlatma
         ↓
Katılımcılara toplu mesaj

No-Show Takibi

Gelmeyenlere otomatik takip:

Trigger: Appointment Status = "No Show"
         ↓
Wait: 1 saat
         ↓
WhatsApp Template: "Randevunuza katılamadığınızı gördük..."
         ↓
Add Tag: "No Show"
         ↓
Wait: 7 gün
         ↓
If 3rd no-show:
    → Add Tag: "Yüksek Risk"
    → Sonraki randevularda ön ödeme iste

No-Show Oranını Düşürme Stratejileri

1. Çoklu Hatırlatma

Tek hatırlatma yetmez:

• 48 saat önce (plan yapma zamanı)
• 24 saat önce (takvim kontrolü)
• 3 saat önce (yola çıkma)

2. Kolay İptal

İptal zor olursa, gelmezler ama iptal de etmezler. Tek kelimeyle iptal: "İPTAL" yazsın yeter.

3. Ön Ödeme

Yüksek değerli randevular için:

• Kısmi ön ödeme al
• No-show durumunda iade yok
• WhatsApp'ta belirt

4. Hatırlatmada Değer Kat

Sadece "randevunuz var" değil:

• Hazırlık bilgisi
• Beklentiler
• Getirmesi gerekenler

5. İki Yönlü İletişim

Müşteri soru sorabilmeli, değiştirebilmeli. WhatsApp bunu sağlıyor.

Metrikler ve Takip

Dashboard'da takip edin:

Raporlama

Custom fields ile takip:

• appointment_status: pending/confirmed/cancelled/completed/no-show
• reminder_sent: true/false
• confirmation_received: true/false

Kontrol Listesi

• Takvim ayarlarını yaptım
• Tüm şablonları oluşturdum
• Şablonlar onaylandı
• Randevu onay workflow'u kurdum
• Onay/iptal işleme kurdum
• 48 saat hatırlatma kurdum
• 3 saat hatırlatma kurdum
• Randevu sonrası workflow kurdum
• No-show takibi ekledim
• Test randevusu ile denedim

GHL Destek

Calendar Appointment Notifications

GHL'in resmi dokümantasyonu.