Randevuya Gelmeyenler: No-Show Oranını %5'in Altına Düşürmenin Yolu

Pazartesi sabahı 10:00 randevunuz var. Hazırlık yaptınız, zamanınızı ayırdınız. Saat 10:15... müşteri yok. Aramıyorsunuz çünkü "meşgul görünmek" istemiyorsunuz. Saat 10:30... hâlâ yok. Bu hikaye size tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz.

No-Show Sorununun Gerçek Boyutu

Sektöre göre ortalama no-show oranları:

Maliyet hesabı:

Ayda 100 randevunuz var, %20 no-show demek 20 boş slot.

• Ortalama randevu değeri: 500₺
• Aylık kayıp: 20 × 500₺ = 10.000₺
• Yıllık kayıp: 120.000₺

Ve bu sadece direkt gelir kaybı. Fırsat maliyetini, motivasyon kaybını saymıyoruz bile.

Neden Randevuya Gelmiyorlar?

Müşterilerinizi suçlamadan önce, gerçek sebepleri anlayalım:

1. Unutuyorlar (%45)

En yaygın sebep. Randevuyu aldıktan sonra:

• Telefonun takvimne eklemediler
• 1 hafta sonrası için aldılar, araya çok şey girdi
• O gün başka bir şey çıktı, randevuyu hatırlamadılar

2. Çekindiler/Vazgeçtiler (%25)

• İptal etmek için aramak zor geliyor
• "Nasılsa gelmesem de bir şey olmaz" düşüncesi
• Son dakika pişmanlığı

3. Acil Bir Durum Çıktı (%15)

Gerçekten engellenemez durumlar:

• Hastalık
• İş aciliyeti
• Aile sorunu

4. Yanlış Anlaşılma (%10)

• Tarih/saat karışıklığı
• Konum bilgisi eksik
• Online mı yüz yüze mi belirsiz

5. Bilerek Gelmeme (%5)

• Rakibe gitti
• Fiyat araştırması yapıyordu
• Sadece bilgi almak istiyordu

Çözüm: 4 Katmanlı Hatırlatma Sistemi

Tek bir hatırlatma e-postası yetmez. İşte kanıtlanmış bir sistem:

Katman 1: Anında Onay

Randevu alındığı anda:

✅ Randevunuz Onaylandı!

Merhaba [isim],

[tarih] [saat] için randevunuz oluşturuldu.

📍 Konum: [adres]
⏱️ Süre: [süre] dakika
👤 Görüşeceğiniz kişi: [danışman]

Takvime ekle: [Google] [Apple] [Outlook]

Değişiklik veya iptal için:
📞 [telefon]
💬 Bu mesajı yanıtlayın

Görüşmek üzere!

Neden önemli:

• Takvime ekleme linki kritik
• Konum ve detaylar net
• İletişim kanalı açık

Katman 2: 24 Saat Önce

⏰ Yarın Görüşüyoruz!

Merhaba [isim],

Yarın [saat]'te randevumuz var.

Hatırlatmak istediğim birkaç şey:
• [hazırlık_notu]
• Park yeri bilgisi: [park]
• Yanınızda getirmeniz gereken: [gerekli_belgeler]

Gelemeyecekseniz lütfen en az 4 saat önce haber verin,
başka birine yer açabilelim.

Yarın görüşmek üzere! 🙌

Neden önemli:

• Hazırlık hatırlatması (müşteri yatırım yapmış hisseder)
• İptal için sosyal baskı ("başkasına yer açabilelim")

Katman 3: 2 Saat Önce (SMS veya WhatsApp)

Merhaba [isim], 2 saat sonra görüşüyoruz!
📍 [konum]
🕐 [saat]

Yolda sorun olursa: [telefon]

Neden önemli:

• Kısa ve net
• Kolay ulaşılabilir iletişim
• SMS/WhatsApp ile yüksek görünürlük

Katman 4: 30 Dakika Önce (Opsiyonel)

[isim], hazır mıyız? 😊 30 dakika sonra görüşüyoruz. [konum_veya_link]

Ne zaman kullanılmalı:

• Yüksek değerli randevular
• Tarihsel olarak no-show sorunu yaşanan müşteriler
• Online görüşmeler (link hatırlatması)

Hatırlatma Sistemini Kurmak

Manuel Yöntem (Zor ve Zaman Alıcı)

Her randevu için:

1. Takvime not al
2. 24 saat önce hatırlat
3. Manuel mesaj gönder
4. Takip et

Problem: 20+ randevuda sürdürülemez.

Otomatik Yöntem (GoHighLevel ile)

Bir kez kur, sonsuza kadar çalışsın:

Workflow yapısı:

Trigger: Appointment Booked

→ Immediately: Send Email (Onay)
→ Immediately: Send SMS (Kısa onay)

→ Wait Until: 24 hours before appointment
→ Send Email (Detaylı hatırlatma)
→ Send SMS (Kısa hatırlatma)

→ Wait Until: 2 hours before appointment
→ Send SMS/WhatsApp (Son hatırlatma)

→ Wait Until: 30 minutes before (VIP only)
→ Send SMS (Final check)

Ekstra: No-Show Takibi

Trigger: Appointment Status = No Show

→ Wait: 1 hour
→ Send SMS: "Bugün görüşemedik, her şey yolunda mı?"
→ Wait: 1 day
→ If: No response
  → Add Tag: "needs-follow-up"
  → Create Task: "No-show müşteri takibi"

İptal Kolaylığı = Daha Az No-Show

Paradoks gibi görünse de, iptal etmeyi kolaylaştırmak no-show'u azaltır.

Neden?

• Müşteri iptal edemezse, sessizce gelmemeyi tercih eder
• Kolay iptal = dürüst iletişim
• İptal edilen slot başkasına verilebilir

Nasıl?

Her hatırlatma mesajında:

Programınız değişti mi?
[Randevuyu İptal Et] veya [Yeni Tarih Seç]

Tek tıkla iptal linki ekleyin. Korkmayın - bu size kayıp değil, kazanç sağlar.

Depozito/Ön Ödeme Stratejisi

Yüksek no-show yaşayan sektörler için:

Ne Zaman Kullanılmalı?

• Randevu değeri yüksek (500₺+)
• Hazırlık maliyeti var (malzeme, ekip)
• Tarihsel no-show oranı %15+

Nasıl Uygulanır?

1. Tam ödeme: Randevu alırken tamamı alınır (kurslar, etkinlikler)
2. Depozito: %20-50 ön ödeme (güzellik, sağlık)
3. Kart saklama: İptal edilmezse ücret kesilir (premium hizmetler)

Depozito Politikası Örneği

Randevu onayı için 200₺ depozito alınmaktadır.

✅ Randevuya gelirseniz: Toplam ücretten düşülür
❌ 24+ saat önce iptal: Tam iade
❌ 24 saat içinde iptal: %50 iade
❌ No-show: İade yok

Bu politika, size en iyi hizmeti sunabilmemiz ve
diğer müşterilerimize yer açabilmemiz içindir.

No-Show Sonrası Ne Yapmalı?

Müşteri gelmedi. Şimdi ne olacak?

Hemen Yapmayın:

• Kızgın mesaj göndermek
• Müşteriyi blacklist'e almak
• Hiç iletişime geçmemek

Yapın:

1 saat sonra:

Merhaba [isim],

Bugün görüşemedik - umarım her şey yolundadır.

Yeniden randevu almak isterseniz:
[Randevu Al]

Veya uygun olduğunuzda bana yazın.

Ton: Anlayışlı, yargılamayan, kapıyı açık bırakan.

Tekrarlayan No-Show'lar

Aynı müşteri 2+ kez gelmediyse:

1. Flag ekleyin: CRM'de "no-show-history" tag'i
2. Politika uygulayın: Bir sonraki randevu için depozito zorunlu
3. Limit koyun: 3 no-show = rezervasyon hakkı askıya alınır

Sonuçları Ölçün

Takip Edilecek Metrikler

Hesaplama

No-Show Oranı = (Gelmeyenler / Toplam Randevu) × 100

Önceki ay: 20 no-show / 100 randevu = %20
Bu ay (sistem sonrası): 4 no-show / 100 randevu = %4

Kurtarılan gelir: 16 × 500₺ = 8.000₺/ay

Özet: No-Show'u Yok Etme Planı

1. Hemen: Otomatik hatırlatma sistemi kur (4 katmanlı)
2. Hemen: İptal kolaylığı sağla (tek tıkla iptal)
3. Test et: 1 ay veri topla, no-show oranını ölç
4. Gerekirse: Depozito politikası ekle
5. Takip et: No-show sonrası müşteri geri kazanım workflow'u

Doğru sistem ile no-show oranını %20'den %5'in altına düşürebilirsiniz. Bu, yıllık 100.000₺+ kurtarılmış gelir demek.

GHL Destek

Calendars & Appointments

GHL'in resmi dokümantasyonu.